AFO 233 - Imprimer transactions financières
233.1 Introduction
Dans le module des commandes, toute action provoquant la modification de la situation des engagements et/ou de la situation comptable d'un budget est enregistrée dans un fichier temporaire. Grâce à l'AFO 233, vous pouvez obtenir différents sommaires des transactions générées à partir de ce fichier temporaire. Cette option a été créée de manière à ce que les modifications survenues dans la situation des budgets puissent être contrôlées. Globalement, il est possible de configurer le système de sorte que tous les traitements de la gestion des acquisitions qui ont des implications financières soient repris dans un fichier temporaire et qu'ils soient consultables sous la forme de sommaires. Le système distingue les types de sommaire suivants:
· sommaires par budget
· sommaires par fournisseur
·
sommaires sans restrictions sur budget ou fournisseur
Le tableau ci-dessous représente un sommaire de traitements repris dans un fichier temporaire :
|
ACTION |
IMPLICATIONS SUR |
NOMBRE TRANSACT. |
SIGNE DU MONTANT |
|
saisie de nouvelles commandes |
situation des engagements |
1 |
positif |
|
enregistrement des réceptions |
situation des engagements |
1 |
négatif |
|
correction (partie de) commande |
situation des engagements |
2 |
négatif et positif |
|
suppression de commande |
situation des engagements |
1 |
négatif |
|
saisie prix dans la commande |
situation des engagements |
1 |
négatif |
|
|
situation comptable |
1 |
négatif |
|
correction prix dans la commande |
situation comptable |
2 |
positif et négatif |
|
paiement d'une facture |
situation des engagements |
1 |
négatif |
|
|
situation comptable |
1 |
négatif |
|
annulation paiement facture |
situation des engagements |
1 |
positif |
|
|
situation comptable |
2 |
positif et négatif |
|
annulation de commande 7 |
situation des engagements |
1 |
négatif |
Remarques
1. Le fichier temporaire n'est mis à jour que pour des budgets définis via l'AFO 243 (‘Gestion des budgets'), c'est-à-dire uniquement pour des budgets contrôlés.
2. De plus, pour ces budgets, seules sont prises en compte, les transactions dont les montants sont différents de 0 (zéro). Les transactions dont les montants sont égaux à 0 ne sont pas reprises dans le fichier temporaire.
233.2 Imprimer transactions financières
Après la sélection de cette AFO, un menu s'affichera.
Vous avez un choix entre trois options sur cet écran. Le procédé à suivre est identique pour les trois options ainsi nous donnerons juste une description générale ici.
Quand vous sélectionnez la 1ère et la 2nde des options, un écran de saisie sur lequel vous pourrez choisir un budget ou un fournisseur depuis un menu déroulant (la troisième option n'a pas cet écran intermédiaire):
Un écran de saisie s'affichera:
Zones sur l'écran
Date départ et Date fin - Ces deux options vous permettent de limiter le sommaire à certaines dates. Si vous n'entrez pas de date à l'option 'Date initiale', le système revient à l'étape 2. Si vous n'entrez pas de date à l'option 'Date finale', le système sélectionne automatiquement la date du jour.
Pour l'année - Cette option vous permet de limiter le sommaire aux transactions d'une année comptable/d'engagements déterminée. Entrez une année.
Nature - Cette option 'Nature' vous permet de limiter le sommaire soit uniquement aux transactions relatives à la situation comptable, soit uniquement aux transactions relatives à la situation des engagements. Les entrées numériques valides sont :
·
1 - Commandes / engagement / obligations
·
2 - Montants facturés / montants réels
·
3 - Sélections / montants potentiels
Vous pouvez saisir plusieurs valeurs dans le format 123.
Type- Comme nous l'avons dit plus haut, tant les situations comptables que les situations d'engagements sont modifiées par les actions qui s'opèrent au niveau des commandes (saisie, indications de prix, annulations, etc.) et des factures (paiement, annulation de paiements), et ceci en fonction du modèle comptable utilisé. Ces situations peuvent en outre être modifiées par la saisie de transactions dans la gestion du budget (AFO 243). Les entrées numériques valides sont :
·
1 - A partir des commandes
·
2 - A partir des factures
·
3 - Autre (au sens de transferts)
·
4 - Sélections (potentiels)
Vous pouvez saisir plusieurs valeurs dans le format 1234.
Elab. écran - Cette option vous permet d'indiquer si vous souhaitez consulter un sommaire détaillé ou un résumé. Entrez 1 pour consulter toutes les transactions sélectionnées (un sommaire détaillé) et 2 pour consulter les montants récapitulatifs (un résumé).
La troisième option n'a pas la zone Elab. écran.
Après quoi, le système passe à la procédure d'édition standard.